BAB 5

A.   Pengertian dan Peranan Manajemen

Kata Manajemen berasal dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan dan mengatur. Manajemen adalah perpaduan pelaksanaan fungsi-fungsi  perencanaan,  pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan/pengendalian untuk mencapai tujuan tertentu dalam waktu tertentu pula.

Peranan Manajemen yang harus diperankan para Manajer :
a. Peran Interpersonal
Adalah hubungan antara manajer dengan orang yang ada di sekelilingnya, meliputi ;- Figurehead / Pemimpin Simbol : Sebagai simbol dalam acara-acara perusahaan
•    Leader / Pemimpin : Menjadi pemimpin yag memberi motivasi para karyawan / bawahan serta mengatasi permasalahan yang muncul
•    Liaison / Penghubung : Menjadi penghubung dengan pihak internal maupun eksternal.

b.  Peran Informasi
Adalah peran dalam mengatur informasi yang dimiliki baik yang berasal dari dalam maupun luar organisasi, meliputi ;
•    Monitor / Pemantau : Mengawasi, memantau, mengikuti, mengumpulkan dan merekam kejadian atau peristiwa yang terjadi baik didapat secara langsung maupun tidak langsung.
•    Disseminator / Penyebar : Menyebar informasi yang didapat kepada para orang-orang dalam organisasi.
•    Spokeperson / Juru Bicara : Mewakili unit yang dipimpinnya kepada pihak luar

c. Peran Pengambil Keputusan
Adalah peran dalam membuat keputusan baik yang ditentukan sendiri maupun yang dihasilkan bersama pihak lain, meliputi ;
•    Entrepreneur / Kewirausahaan : Membuat ide dan kreasi yang kreatif dan inovatif untuk meningkatkan kinerja unit kerja.
•    Disturbance Handler / Penyelesai Permasalahan : Mencari jalan keluar dan solusi terbaik dari setiap persoalan yang timbul.
•    Resource Allicator / Pengalokasi Sumber Daya : Menentukan siapa yang menerima sumber daya serta besar sumber dayanya.
•    Negotiator / Negosiator : Melakukan negosiasi dengan pihak dalam dan luar untuk kepentingan unit kerja atau perusahaan.

B.   Latar Belakang Sejarah Manajemen

Ilmu manajemen telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya piramida di Mesir. Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana.

Piramida di Mesir. Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol pembangunannya.

Praktik-praktik manajemen lainnya dapat disaksikan selama tahun 1400-an di kota Venesia, Italia, yang ketika itu menjadi pusat perekonomian dan perdagangan. Penduduk Venesia mengembangkan bentuk awal perusahaan bisnis dan melakukan banyak kegiatan yang lazim terjadi di organisasi moderen saat ini. Sebagai contoh, di gudang senjata Venesia, kapal perang diluncurkan sepanjang kanal; pada tiap-tiap perhentian, bahan baku dan tali layar ditambahkan ke kapal tersebut. Hal ini mirip dengan model lini perakitan yang dikembangkan oleh Henry Ford untuk merakit mobil-mobilnya. Selain lini perakitan, orang Venesia memiliki sistem penyimpanan dan pergudangan untuk memantau isinya, manajemen sumber daya manusia untuk mengelola angkatan kerja, dan sistem akuntansi untuk melacak pendapatan dan biaya.

Daniel Wren membagi evolusi pemikiran manajemen dalam empat fase, yaitu pemikiran awal, era manajemen sains, era manusia sosial, dan era moderen.

Sebelum abad ke-20, terjadi dua peristiwa penting dalam ilmu manajemen. Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang. Dengan menggunakan industri pabrik peniti sebagai contoh, Smith mengatakan bahwa dengan sepuluh orang—masing-masing melakukan pekerjaan khusus—perusahaan peniti dapat menghasilkan kurang lebih 48.000 peniti dalam sehari. Akan tetapi, jika setiap orang bekerja sendiri menyelesaikan tiap-tiap bagian pekerjaan, sudah sangat hebat bila mereka mampu menghasilkan sepuluh peniti sehari. Smith menyimpulkan bahwa pembagian kerja dapat meningkatkan produktivitas dengan (1) meningkatnya keterampilan dan kecekatan tiap-tiap pekerja, (2) menghemat waktu yang terbuang dalam pergantian tugas, dan (3) menciptakan mesin dan penemuan lain yang dapat menghemat tenaga kerja.

C.    Fungsi dan Proses Manajemen

Fungsi manajemen adalah elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan. Fungsi manajemen pertama kali diperkenalkan oleh seorang industrialis Perancis bernama Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga, yaitu:

1. Perencanaan (planning) adalah memikirkan apa yang akan dikerjakan dengan sumber yang dimiliki. Perencanaan dilakukan untuk menentukan tujuan perusahaan secara keseluruhan dan cara terbaik untuk memenuhi tujuan itu. Manajer mengevaluasi berbagai rencana alternatif sebelum mengambil tindakan dan kemudian melihat apakah rencana yang dipilih cocok dan dapat digunakan untuk memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen karena tanpa perencanaan, fungsi-fungsi lainnya tak dapat berjalan.
2. Pengorganisasian (organizing) dilakukan dengan tujuan membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Pengorganisasian mempermudah manajer dalam melakukan pengawasan dan menentukan orang yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas yang telah dibagi-bagi tersebut. Pengorganisasian dapat dilakukan dengan cara menentukan tugas apa yang harus dikerjakan, siapa yang harus mengerjakannya, bagaimana tugas-tugas tersebut dikelompokkan, siapa yang bertanggung jawab atas tugas tersebut, dan pada tingkatan mana keputusan harus diambil.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu tindakan untuk mengusahakan agar semua anggota kelompok berusaha untuk mencapai sasaran sesuai dengan perencanaan manajerial dan usaha.

Proses kelompok kegiatan :

1. Penetapan Tujuan

Dalam menetapkan tujuan dan sasaran harus realistic, memiliki tujuan yang jelas, terukur, terdapat kesepakatan bagi yang terlibat dan mempunyai kerangka waktu.

2. Perencanaan

Perencanaan dapat diartikan sebagai permalan masa yang akan datang dan perumusan kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Bentuk dari perencanaan berupa perencanaan prosedur, perencanaan metode kerja, perencanaan standar pengukuran hasil, perencanaan anggaran biaya, perencanaan kegiatan dan jadwal. Perencanaan dapat dibedakan menjadi dua yaitu Perencanaan Umum dan Perencanaan Partisipatif

Perencanaan merupakan alat manajemen, sehingga perencanaan harus mampu menjadi pandua strategis dalam mewujudkan tujuan yang telah ditentukan.

Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (SPPN) adalah satu kesatuan tata cara perencanaan pembangunan untuk menghasilkan rencana-rencana pembangunan dalam jangka panjang, jangka menengah, dan tahunan yang dilaksanakan oleh unsur penyelenggaraan negara dan masyarakat di tingkat pusat dan daerah. SPPN bertujuan mendukung koordinasi antar pelaku pembnagunan, menjamin terciptanya integrasi, sinkrinisasi dan sinergi baik antar daerah, antar ruang, antar waktu, anatr fungsi pemerintah maupun antar pusat dan daerah. Selain itu juga mengoptimalkan partisipasi masyarakat dan menjamin tercapainya penggunaan sumber daya secara efisien, efektif, berkeadilan, dan berkelanjutan.

Proses Perencanaan

- Proses Politik

- Proses Teknokratik  perencanaan yang dilakukan oleh perencana profesional

- Proses Partisipatif  melibatkan masyarakat

- Proses Bottom-Up dan Top-Down

Tahap Perencanaan

- Penyusunan Rencana

- Penetapan Rencana

- Pengendalian Pelaksanaan Rencana

- Evaluasi Kinerja

Penyusunan dan Penetapan PJP

Merancang rencana dengan proses teknokratik oleh Bappenas atau Bappeda. Musrenbang denga bahan Rancangan Rencana dengan melibatkan masyarakat atau stakeholders. Penyusunan Rencana Akhir dan dilanjutkan dengan Penetapan Rencana (RPJP Nasional  UU, RPJP Daerah  Perda)

Penyusunan dan Penetapan RPJM

Dirancang oleh Bappenas/da dan Kemen/Lemb/SKPD yang kemudian digunakan sebagai pedoman penyusunan rancangan RKP/RKPD

Penyusunan dan Penetapan RKP/D

Digunakan sebagai pedoman penyusunan rancangan APBN

3. Pengorganisasian

Kegiatan ini berujuan melakukan pengaturan dari peneglompokan kegiatan proyek konstruksi agar kinerja yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan.

D.   Ciri-Ciri Manajer Profesional

Ciri-ciri manajemen profesional dalam pengembangan mutu SDM dapat dilihat dari sisi operasional dan  manajerial yakni:

1)      Berbudaya korporat: transparansi, independensi,  responsif, akuntabilitas, dan kejujuran.

2)      Dukungan manajemen puncak.

3)      Bermanfaat untuk kepentingan internal dan juga eksternal organisasi.

4)       Berorientasi   ke masa depan dengan pendekatan holistik.

5)       Berdimensi jangka panjang dan bersinambung.

6)       Sistem nilai-prinsip efisiensi dan efektivitas.

7)      Dilakukan secara terencana/terprogram.

8)      Monitoring dan evaluasi serta umpan balik.

9)      Penggunaan teknologi tepat guna.

10)  Kepemimpinan dalam membangun komitmen.

E. Keterampilan Manajemen yang Dibutuhkan

•    Keterampilan Berbahasa Asing
•    Keterampilan dalam mengelola Sumber Daya Manusia
•    Keterampilan Mengajar
•    Keterampilan dalam Menyelesaikan Masalah
•    Keterapilan Manajemen Keuangan
•    Keterampilan dalam mengambil suatu keputusan

F.     Pengertian Organisasi

Organisasi adalah penyusunan dan pengaturan bagian-bagian hingga menjadi suatu kesatuan; sususan dan aturan dari berbagai bagian sehingga merupakan kesatuan yang teratur; gabungan kerja sama (untuk mencapai tujuan tertentu).

G.   Pentingnya Mengenal Organisasi

Semakin ketat persaingan didalam dunia Global ini sangat penting bagi kita untuk mengenal yang namanya organisasi, pada dasarnya organisasi itu ditandai dengan adanya sharing atau yang biasa dibilang saling bertukar pikiran demi tercapainya suatu tujuan. Dengan sharing ini kita dapat mengenal dan memahami tiap individu didalam kelompok sehingga kita dapat membagi tanggung jawab anggota didalam sebuah organisasi.

H.     Bentuk-Bentuk Organisasi

Bentuk Organisasi Garis: bentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kelebihannya: :
•  Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
•  Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.
•    Rasa solidaritas diantara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Kelemahannya :
•    Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
•    Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.
•    Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

Bentuk Organisasi Fungsional: bentuk dimana sebagian atau segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas karena setiap pimpinan berwenang memberikan komando pada bawahannya. Bentuk ini dikembangkan oleh FW Taylor.

Kelebihannya :
•    Pembidangan tugas-tugas jelas.
•    Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
•    Digunakannya tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang sesuai dengan fungsinya.
Kelemahannya :
•    Karena adanya spesialisasi kerja maka akan sulit untuk mengadakan tour of duty.
•    Karyawan lebih mementingkan bidangnya sehingga sukar untuk melaksanakan koordinasi.

Bentuk Organisasi Garis dan Staff: Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kelebihannya :
•    Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.
•    Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
•    Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.
Kelemahannya :
•    Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun.
•    Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

Bentuk Organisasi Fungsional dan Staff: Bentuk ini merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan bentuk organisasi garis dan staff. Adapun kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah juga merupakan kombinasi dari bentuk diatas.

I.      Prinsip-prinsip Organisasi

Agar organisasi berjalan baik, di perlukan pedoman atau prinsip dalam melaksanakan kegiatanya.prinsip-prinsip organisasi adalah :

1.      Perumusan tujuan dengan jelas.Bila akan melakukan suatu aktivitas, pertama-tama harus dijelaskan dulu tujuannya.Bagi suatu organisasi,tujuan aktivitas itu akan berperan sebagai berikut:
•    pedoman kearah mana organisasi itu akan dibawa.
•    landasan bagi organisasi bersangkutan.
•    menentukan macam aktivitas yang akan dilakukan.
•    menentukan serangkaian program, prosedur ,koordinasi, integrasi, simplifikasi, dan mekanisasi.

2.      Pembagian tugas dalam suatu organisasi , pembagian tugas merupakan suatu keharusan mutlak untuk menghindari terjadinya tumpang tindih dalam pekerjaan. Pembagian tugas akan menghasilkan departemen-departemen dan deskripsi tugas (job description) )masing-masing departemen sampai unit-unit terkecil dalam organisasi.

3.      Delagasi kekuasaan, salah satu prinsip pokok dalam setiap organisasi adalah delagasi kekuasaan. Kepada setiap karyawan yang menduduki jabatan tertentu harus di delegasikan kekuasaan, atau wewenang yang diperlukan agar yang bersangkutan dapat melaksanakan tugas sebaik-baiknya.wewenang atau kekuasaan itu mempunyai aspek pengambilan keputusan , penggunaan peralatan , dan lain sebagainya.

4.      Rentangan kekuasaan adalah berapa jumlah orang yang tepat menjadi bawahan seorang pemimpin, agar dia mampu memimpin , membimbing , dan mengawasi secara efektif.

5.      Tingkat tingkat pengawasan, hendaknya diusahakan sesedikit mungkin harus diusahakan agar organisasi sesederhana mungkin.Selain memudahkan komunikasi , juga agar ada motivasi bagi setiap orang dalam organisasi untuk mencapai tingkat-tingkat tertinggi pada struktur organisasinya.

6.      kesatuan perintah dan tanggung jawab.Menurut prinsip ini, seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan yang memberinya perintah dan menerima pertanggung jawaban terhadap pelaksanaan tugasnya.

7.      Koordinasi adanya pembagian tugas dan bagian bagian serta unit-unit terkecil di dalam organisasi, cenderung menimbulkan kekuatan untuk memisahkan diri dari organisasi sebagai suatu keseluruhan.

J. Sebab keberhasilan dan kegagalan organisasi

Sebab keberhasilan organisasi :
•    Kesatuan pimpinan dan perintah.
•    Solidaritas yang tinggi.
•    Pengambilan keputusan yang bijak dan cepat.
•    Segala sesuatu yang berkaitan dengan masa depan suatu organisasi harus di musyawarahkan.
•    Menjunjung tinggi nilai tanggung jawab dan disiplin.
•    Kerja sama yang baik.
Sebab kegagalan organisasi :
•    tidak adanya komunikasi yang baik antara anggota organisasi dan pemimpin.
•    kekurang kompakan dalam organisasi.
•    kurang disiplin.
•    tidak bertanggung jawab pada suatu hal yang dikerjakan.
•    kerja sama tidak terlalu baik.

Referensi:
http://handpage.blogspot.com/p/definisi-dan-pengertian-organisasi.html

http://adamfirdaus46.wordpress.com/2012/01/19/manajemen-dan-organisasi/

Sjafri Mangkuprawira dan Aida Vitayala Hubeis, 2007, Manajemen Mutu SDM,PT Ghalia Indonesia.